Selasa, 09 September 2014

Komunikasi Bisnis SKOM4432




 Komunikasi Bisnis  SKOM4432

Rangkuman Mata Kuliah



MODUL 1
KONSEP-KONSEP DASAR KOMUNIKASI BISNIS
Kegiatan Belajar 1
Konsep-konsep dasar Komunikasi Bisnis
Komunikasi adalah proses pengiriman, penerimaan dan pemahaman gagasan atau perasaan dalam bentuk pesan verbal atau nonverbal secara disengaja atau tidak disengaja. Proses itu melibatkan komunikator, komunikan, pesan, gagasan dan perasaan, serta efek. Sedangkan bisnis adalah seluruh kegiatan komersial dan industrial yang menghasilkan barang dan jasa untuk meningkatkan dan memelihara kualitas hidup kita.
Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal tertentu guna mencapai tujuan organisasi/lembaga. Dengan demikian, ada 6 unsur pokok dalam kegiatan komunikasi bisnis, yakni (1) tujuan, (2) pertukaran, (3) gagasan, (4) saluran personal atau impersonal, (5) simbol atau sinyal, dan (6) pencapaian tujuan organisasi.
Kegiatan Belajar 2
Variabel-variabel Komunikasi Bisnis
Kerangka kerja yang dapat dipergunakan untuk mengidentifikasi variabel komunikasi bisnis dapat meminjam Formula Lasswell dengan memberikan tambahan variabel konteks. Variabel-variabel tersebut adalah (1) variabel sumber yang berkaitan dengan kredibilitas sumber yang berdimensi keahlian, kepercayaan dan dinamisme, (2) variabel penerima yang berkaitan dengan karakteristik komunikan berdasarkan aspek fisiologis, psikologis dan sosiologis, (3) variabel pesan, yang berupa pesan verbal dan nonverbal, (4) variabel konteks yang terdiri dari konteks psikologis dan fisikal, (5) variabel saluran, yang penggunaannya ditentukan oleh variabel penerima dan pesan, dan (6) variabel efek, yang digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan kegiatan atau proses komunikasi.
Kegiatan Belajar 3
Komunikasi Dalam Manajemen Bisnis
Tujuan organisasi bisnis adalah untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat. Sebagai sebuah kegiatan bisnis, organisasi bisnis pun bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan dan peningkatan kualitas hidup masyarakat itu diperoleh melalui cara yang legal dengan menyediakan kebutuhan barang dan jasa masyarakat.
Elemen-elemen organisasi bisnis dapat dibagi dua menjadi elemen eksternal dan elemen internal. Elemen internal berada di dalam organisasi bisnis yang mencakup mulai dari pemilik perusahaan, manajemen, sampai karyawan. Sedangkan elemen eksternal adalah lembaga-lembaga yang secara langsung maupun berpengaruh pada organisasi/lembaga bisnis, seperti lembaga pemerintah, pemasok, pelanggan dan penyalur.
Fungsi komunikasi dalam manajemen adalah sebagai alat untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan para pelaku bisnis. Fungsi komunikasi ini mengikuti juga fungsi-fungsi manajemen yakni perencanaan, pengorganisasian, actuating dan pengawasan. Komunikasi dalam bisnis sangat penting untuk mendapatkan informasi dan mempengaruhi.
Kegiatan komunikasi dalam manajemen amat bergantung pada iklim komunikasi di dalam organisasi/lembaga bisnis. Iklim komunikasi ini amat dipengaruhi gaya manajemen. Ada 4 gaya manajemen, yakni (1) gaya direktif, (2) gaya pelatih, (3) gaya superotif, dan (4) gaya pendelegasian. Akan tetapi, dalam manajemen mutakhir ada gaya yang sedang menjadi tren, yakni gaya partisipatif.
Kegiatan Belajar 4
Proses Komunikasi Bisnis
Dalam komunikasi bisnis dikenal tiga level komunikasi, yakni komunikasi massa, komunikasi kelompok dan komunikasi interpersonal. Komunikasi massa dalam komunikasi bisnis diperlukan untuk menyampaikan pesan kepada publik dan menerima pesan dari publik. Agar komunikasi bisnis pada level komunikasi massa berjalan dengan efektif perlu mengetahui karakteristik komunikasi massa, yakni (1) sumbernya terlembagakan, (2) pesannya bersifat publik, (3) medianya bersifat simultan dan periodik, (4) khalayak heterogen, anonim dan tersebar, serta (5) efeknya tidak seketika.
Komunikasi kelompok dalam komunikasi bisnis bentuknya sangat bergantung pada jenis kelompok yang dibentuk. Ada beberapa jenis kelompok, seperti (1) kelompok kerja, (2) focus group, (3) komite, (4) konferensi media, (5) rapat publik. Kegiatan komunikasi bisnis pada level komunikasi kelompok ini amat dipengaruhi budaya.
Komunikasi bisnis juga berlangsung dalam level komunikasi interpersonal. Komunikasi interpersonal ini merupakan kegiatan memunculkan makna melalui pertukaran pesan. Agar kita memanfaatkan komunikasi interpersonal ini dengan baik kita harus mengingat 10 prinsip komunikasi bisnis. Juga harus mempertimbangkan proses simplifikasi dan abstraksi saat mengubah gagasan menjadi pesan. Dalam menyampaikan pesan tersebut, kita juga harus memperhatikan siapa penerima pesan tadi. 



MODUL 2
FUNGSI KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Kegiatan Belajar 1
Fungsi Komunikasi Bisnis
Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekadar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal. Aktivitas ini dapat digunakan untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tetapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan bisnis yang sedang Anda lakukan begitu pula dalam membuat keputusan. Fungsi kedua adalah fungsi persuasif atau motivatif, di mana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan. Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka Feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis yaitu, umpan balik informatif, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan. Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi digunakan sebagai alat ekspresi emosi yang berorientasi kepada penerimaan isi pesan yang disampaikan.
Kegiatan Belajar 2
Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis
Seorang pelaku bisnis dalam kegiatan bisnisnya harus bisa membina hubungan yang baik melalui aktivitas komunikasi dengan (1) pemilik, (2) manajemen, dan (3) karyawan. Sebab ketiga sasaran yang berada di dalam lingkungan organisasi/lembaga bisnis tersebut sangat berperan dan menentukan keberhasilan bisnis.
Cara komunikasi yang digunakan dalam komunikasi internal, dapat berupa komunikasi lisan, tulisan, audiovisual atau gabungan ketiganya. Sedangkan arus yang terbaik adalah arus komunikasi 2 arah sehingga pelaku komunikasi bisnis harus berani untuk membuka saluran komunikasi baik formal maupun informal, hal tersebut mengingat adanya kelemahan komunikasi internal dalam komunikasi bisnis, yaitu pesan biasanya didominasi oleh pihak manajemen, atau bahkan komunikasi berjenjang sehingga akibatnya pesan komunikasi sering terjadi pengurangan/penyimpangan.
Kegiatan Belajar 3
Komunikasi Eksternal dalam Komunikasi Bisnis
Ruang lingkup komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis mencakup komunikasi dengan pelanggan, penyalur, pemasok, dan agen regulator. Keempat kelompok yang berada di luar organisasi/lembaga bisnis memiliki kepentingan untuk kelangsungan bisnis. Kelompok tersebut selain menghidupi juga dihidupi oleh organisasi/lembaga bisnis. Kelompok tersebut menentukan kemajuan bisnis sehingga hubungan baik dengan kelompok ini harus dijaga dan dipertahankan dan ditingkatkan, melalui kualitas dan kuantitas komunikasi.
Kelompok ini memiliki kepentingan yang tidak sama, misalnya pelanggan yang memiliki hak untuk memilih dan menentukan produk yang akan digunakan. Sedangkan penyalur adalah kelompok yang memiliki jaringan distribusi mereka hanya mau menyalurkan produk yang dikehendaki pelanggan. Pemasok menginginkan adanya transaksi dengan organisasi lembaga bisnis yang memuaskan, sedangkan agen regulator, menginginkan adanya kepatuhan terhadap peraturan.
Kegiatan Belajar 4
Analisis Khalayak Komunikasi Bisnis
Mengenali siapa khalayak komunikasi sangat penting. Pengenalan khalayak itu diperlukan untuk ketiga level komunikasi bisnis, yakni komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok dan komunikasi massa. Pada level komunikasi interpersonal identifikasi khalayak relatif lebih mudah dilakukan, begitu juga pada level komunikasi kelompok. Namun pada level komunikasi massa, identifikasi khalayak hanya bisa kita lakukan berdasarkan kategorisasi-kategorisasi tertentu. Namun, kategorisasi tersebut dapat juga digunakan untuk mengidentifikasi khalayak dalam komunikasi kelompok.
Identifikasi khalayak bisa dilakukan berdasarkan aspek (1) demografis, (2) lokasi geografis, dan (3) psikodemografis. Dapat juga dilakukan melalui pendekatan postur mental khalayak yang biasanya membagi khalayak menjadi dua kelompok, yakni (1) manusia abstrak dan (2) manusia konkret.
Untuk mengidentifikasi khalayak bisa juga dilakukan melalui motif dan kebutuhan khalayak yang melihat manusia sebagai khalayak dengan 3 komponen, yakni komponen afektif, komponen kognitif, dan komponen konatif. Berdasarkan hal tersebut, kemudian kita bisa mengetahui kebutuhan manusia yang bersifat biologis dan sosiogenis. Salah satu teori motif dan kebutuhan yang populer adalah hierarki kebutuhan Abraham Maslow, meliputi (1) kebutuhan biologis, (2) kebutuhan akan rasa aman, (3) kebutuhan akan keterikatan dan cinta kasih, (4) kebutuhan akan penghargaan, (5) kebutuhan akan aktualisasi diri. Sedangkan David McLeland melihat ada 3 kebutuhan manusia, yakni (1) kebutuhan untuk berprestasi, (2) kebutuhan akan kasih sayang, dan (3) kebutuhan berkuasa.
MODUL 3
PENGUMPULAN DAN PENAFSIRAN PESAN KOMUNIKASI BISNIS
Kegiatan Belajar 1
Analisa Bentuk-bentuk Komunikasi Bisnis (1)
Bentuk komunikasi bisnis yang pertama dan paling sering digunakan terutama dalam kontak personal adalah bentuk komunikasi verbal yakni proses penyampaian pesan dengan menggunakan lembaga-lembaga verbal, maknanya secara kultur disepakati bersama. Bentuk komunikasi ini terbagi 2, yakni (1) komunikasi lisan (oral), dan (2) komunikasi tulisan. Perbedaan di antara kedua bentuk komunikasi itu terletak dalam cara penyampaian pesannya. Komunikasi lisan pesannya disampaikan secara oral atau lisan dan komunikasi tertulis pesannya disampaikan secara tertulis. Perbedaan lain yang cukup mendasar adalah dalam penggunaannya. Komunikasi lisan digunakan bila pesan tidak kompleks, tidak diperlukan adanya dokumentasi permanen dan apabila membutuhkan umpan balik langsung dalam interaksi yang berorientasi pada pemecahan masalah. Sebaliknya, komunikasi tulisan dilakukan bila pesannya kompleks, dan yang terpenting bila jumlah khalayaknya cukup besar. Bentuk lain dari komunikasi ini adalah komunikasi nonverbal yang pesannya tidak disampaikan secara verbal tapi menggunakan bahasa tubuh proxemic, kronemiks, dan suara ketika menyatakan pesan.
Kegiatan Belajar 2
Analisa Bentuk-bentuk Komunikasi Bisnis (2)
Dalam kegiatan komuniiask bisnis, kita juga mengenal bentuk komunikasi visual dan komunikasi audiovisual. Kedua bentuk komunikasi tersebut berkembang seiring perkembangan teknologi otomatis perkantoran dan teknologi komunikasi atau informasi. Komunikasi visual adalah penyampaian pesan yang menggunakan simbol-simbol piktorial berupa gambar, foto atau grafik untuk memudahkan pemahaman dan interpretasi lawan-komunikasi. Pesan-pesan komunikasi visual setiap hari menerpa kita sejak kita bangun sampai tidur yang sebagian besar merupakan bagian dari komunikasi bisnis dalam bentuk iklan komersial. Bentuk komunikasi visual dilakukan untuk (1) memfokuskan perhatian komunikasi, (2) menarik perhatian, (3) memudahkan pemahaman, (4) membantu melihat keterkaitan antara waktu dengan kegiatan, serta (5) memudahkan memberikan interpretasi pada data.
Sedangkan komunikasi audiovisual, merupakan kegiatan penyampaian pesan melalui simbol-simbol animasi dan suara. Bila komunikasi visual menyampaikan pesan dengan memanfaatkan gambar diam (still-picture) maka dalam komunikasi audiovisual, simbol-simbol untuk mengemas pesan adalah animasi dan suara. Film merupakan salah satu bentuk komunikasi audiovisual yang populer dalam kegiatan komunikasi bisnis, Sejalan dengan perkembangan teknologi, bentuk penyimpanan dan penyampaian pesan animatif dan auditif ini tidak hanya dalam bentuk pita seluloid, seperti film, tetapi juga kaset video dan piringan cakram.
Kegiatan Belajar 3
Pengumpulan dan Penafsiran Informasi
Dalam kegiatan pengumpulan dan penafsiran informasi ini, kita melakukan langkah-langkah seperti untuk sebuah penyelidikan. Langkah-langkah tersebut adalah (1) merumuskan masalah, (2) membuat kerangka masalah, (3) menyusun rencana kerja, (4) melakukan penyelidikan, dan (5) menganalisis data.
Perumusan masalah kita lakukan untuk memfokuskan masalah yang hendak kita pecahkan sehingga tidak melebar. Sedangkan kerangka masalah penelitian dibuat untuk memudahkan kita dalam memetakan permasalahan. Rencana kerja kita susun untuk menjadi pedoman dalam pembagian tugas, pembuatan jadwal, penyusunan anggaran, penentuan sumber dan personalia. Pada saat penyelidikan kita mengumpulkan informasi dari sumber primer dan sekunder. Sedang analisis data kita lakukan dengan membuat perhitungan statistik untuk melihat nilai rata-rata, kecenderungan, dan koreksi. Pada penarikan kesimpulan data yang dianalisis itu kita tarik menjadi kesimpulan berdasarkan pemikiran logis. Berdasarkan kesimpulan tersebut kita memberikan rekomendasi.
Setelah proses semua itu selesai, kemudian informasi yang kita kumpulkan dan tafsirkan itu dituangkan dalam bentuk tertulis berupa laporan. Bentuk laporannya dapat berupa laporan informasional yang hanya menyampaikan fakta dan data atau laporan analitik yang menganalisis, memberikan kesimpulan dan rekomendasi tindakan.
MODUL 4
PERANCANGAN PESAN KOMUNIKASI BISNIS
Kegiatan Belajar 1
Perancangan Pesan Komunikasi Bisnis
Perancangan pesan komunikasi bisnis harus memperhatikan beberapa faktor yang menentukan efektivitasnya, melalui strategi pesan mencakup (1) komposisi, (2) organisasi pesan, (3) urutan pesan, (4) himbauan pesan dan daya tarik pesan, (5) gaya pesan, (6) pemilihan kata dan (7) struktur pesan. Efektivitas perancangan pesan tidak terlepas dari pengaruh elemen-elemen komunikasi, seperti sumber, komunikator, saluran, khalayak sasaran dan konteks.
Kegiatan Belajar 2
Penulisan Pesan Persuasif
Persuasi adalah proses mempengaruhi sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan menggunakan manipulasi psikologis sehingga orang lain sesuai keinginan kita, tetapi merasa berperilaku sesuai kehendaknya sendiri. Ciri-ciri persuasi (1) menggunakan pendekatan psikologis, (2) bertujuan untuk mengubah perilaku orang lain, dan (3) merupakan proses komunikasi.
Agar pesan persuasif efektif maka kita harus dapat merebut perhatian khalayak pada bagian pembukaan, membangkitkan kebutuhan, memberikan pemuasan dan penggambaran pada bagian pengembangan bahasan dan ajakan bertindak pada bagian penutup.
Kegiatan Belajar 3
Pesan Persuasif untuk Ajakan, Penawaran dan Penanganan Keluhan
Pada hakikatnya penulisan pesan persuasif baik untuk permintaan dan permohonan maupun penjualan/penawaran dan untuk klaim adalah sama, yaitu untuk mempengaruhi sikap dan perilaku orang lain agar memenuhi keinginan kita. Oleh karena itu, teknik penulisannya pun sama, yaitu dengan menggunakan Rancangan AIDA, tetapi dalam hal penyajian isi, tentu berbeda. Dalam surat permohonan, kita mencoba mensugesti khalayak agar mau memberikan bantuannya kepada kita. Dalam pesan persuasif penawaran atau penjualan, kita mencoba meyakinkan pembeli (calon) agar mau menerima, menggunakan atau mengonsumsi produk yang kita tawarkan sehingga kita memperoleh keuntungan darinya. Sedangkan dalam penulisan pesan persuasif untuk klaim kita menyampaikan informasi negatif secara positif, guna memperoleh hak-hak kita dari sebuah transaksi, yang dilandasi keinginan memecahkan masalah yang menguntungkan semua pihak.
MODUL 5
KEGIATAN KOMUNIKASI TATAP MUKA DAN KOMUNIKASI MASSA DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Kegiatan Belajar 1
Komunikasi Tatap Muka
Dalam level komunikasi interpersonal dan kelompok pada kegiatan komunikasi bisnis ada 3 kegiatan komunikasi tatap muka yang dilakukan, yakni:
  1. komunikasi oral, meliputi mendengarkan/menyimak dan berbicara;
  2. wawancara;
  3. rapat, yaitu mendengarkan/menyimak bukan hanya menangkap secara fisik apa yang dikatakan lawan bicara melainkan merupakan sebuah mental yang melibatkan penangkapan secara indrawi, penafsiran, evaluasi, pengingatan dan tanggapan.
Penyimak/pendengar yang baik, biasanya juga merupakan pembicara yang baik. Oleh karena itu, syarat menjadi pembicara yang baik sama dengan menjadi penyimak yang baik. Ada 4 gaya berbicara, yakni:
  1. gaya ekspresif;
  2. gaya direktif;
  3. gaya pemecahan masalah;
  4. metagaya.
Pilihan gaya tersebut bergantung pada situasi dan kebutuhan.
Wawancara adalah percakapan antara dua pihak yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan wawancara ada 3, yakni:
  1. informasional;
  2. pemecahan masalah;
  3. persuasif.
Sedangkan rapat adalah pembicaraan terfokus berdasarkan agenda tertentu yang biasanya tidak selalu atau sudah dipersiapkan sebelumnya.
Tujuan rapat adalah:
  1. informasional;
  2. pengambilan keputusan dan pemecahan masalah;
  3. kegiatan ritual.
Agar rapat berjalan efektif maka rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu dengan memperhitungkan tahapan tertentu, yakni:
  1. menentukan tujuan rapat;
  2. menetapkan peserta;
  3. menetapkan agenda;
  4. mempersiapkan lokasi serta waktu.
Selain itu, efektivitas rapat sangat bergantung kepada pimpinan rapat.
Kegiatan Belajar 2
Kegiatan Komunikasi Massa dalam Komunikasi Bisnis
  1. informasional;
  2. pengambilan keputusan dan pemecahan masalah;
  3. kegiatan ritual.
Agar rapat berjalan efektif maka rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu dengan memperhitungkan tahapan tertentu, yakni:
  1. menentukan tujuan rapat;
  2. menetapkan peserta;
  3. menetapkan agenda;
  4. mempersiapkan lokasi serta waktu.
Selain itu, efektivitas rapat sangat bergantung kepada pimpinan rapat.
Kegiatan Belajar 3
Medium dalam Komunikasi Bisnis
Bisnis internasional banyak dilakukan melalui saluran/media komunikasi interaktif. Media interaktif yang paling banyak digunakan adalah telepon. Namun, media ini hanya dapat menyampaikan informasi/pesan yang bersifat vokal sehingga kita tidak dapat menangkap pesan gestural dan visualnya. Untuk mengatasi kelemahan ini, ada taktik tersendiri dalam menelepon. Selain kini dikembangkan videophone yang memungkinkan orang yang berbicara melalui telepon dapat saling melihat wajah lawan bicaranya melalui layar monitor. Perkembangan teknologi perkantoran yang berbasiskan telepon ini, kini memungkinkan dilakukan percakapan lebih dari 2 pihak sehingga dikenal istilah telekonferensi. Pada awalnya telekonferensi ini hanya dapat menampilkan pesan secara vokal, namun sekarang telekonferensi pun sudah memungkinkan dilakukan dengan saling melihat wajah lawan bicara melalui layar telepon.
Komputerisasi perkantoran juga memungkinkan terjadinya pertukaran informasi secara mudah dan cepat. Untuk pengiriman dan penerimaan informasi dilakukan melalui surat elektronika. Selain itu, teknologi komputer ini memungkinkan kita melakukan dokumen secara lebih mudah sekaligus dapat menyimpannya dengan lebih sederhana dan tidak banyak memakan tempat.
Kini akibat dipadukannya sistem komputerisasi dan sistem telekomunikasi dikembangkan jaringan informasi global, yaitu internet. Jaringan ini selalu mempercepat pertukaran informasi, kini juga dimanfaatkan untuk kepentingan komunikasi bisnis eksternal. Jaringan internet sudah mulai dimanfaatkan berbagai perusahaan untuk mempromosikan organisasi lembaga bisnisnya dan mengiklankan kegiatan usahanya.
MODUL 6
TEKNIK LOBI DAN NEGOSIASI
Kegiatan Belajar 1
Peran, Fungsi Lobi dan Negosiasi dalam Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis pada level komunikasi kelompok dan interpersonal dapat berlangsung dalam bentuk lobi dan negosiasi. Dua bentuk kegiatan komunikasi ini mewarnai kegiatan komunikasi bisnis yang dilakukan oleh para pelaku bisnis di mana saja untuk membela kepentingannya. Namun organisasi lembaga bisnis memiliki publiknya masing-masing yang berbeda juga kepentingannya maka lobi dan negosiasi menjadi penting
Lobi merupakan kegiatan yang berupaya agar segala sesuatu berjalan tidak melalui kekuasaan atau koersi melainkan melalui persuasi. Kegiatan lobi yang dilakukan perusahaan-perusahaan umumnya mempekerjakan para pelobi profesional atau juga mempekerjakan mantan pejabat pemerintahan Fungsi lobi adalah untuk melindungi kepentingan organisasi/lembaga bisnis dengan membuka komunikasi pada pihak pengambil keputusan. Ada 3 jenis lobi, yaitu sebagai berikut.
  1. Lobi tradisional yang menggunakan pelobi untuk mendekati pengambil keputusan.
  2. Lobi akar rumput, yang menggunakan masyarakat untuk mempengaruhi pengambil keputusan.
  3. Lobi Political Action Committee, yakni komite yang dibentuk perusahaan-perusahaan besar agar wakilnya dapat duduk di parlemen atau pemerintah.
Sedangkan negosiasi adalah pembicaraan antara dua pihak atau lebih baik individual maupun kelompok untuk membahas usulan-usulan spesifik guna mencapai kesepakatan yang dapat diterima bersama. Fungsi negosiasi adalah untuk menyelesaikan konflik kepentingan dan permasalahan. Ada 4 jenis negosiasi berdasarkan pendekatan dan gayanya, yakni (1) berorientasi bargaining, (2) berorientasi kalah-kalah, (3) berorientasi kompromi, dan (4) berorientasi menang-menang/ kolaboratif.
Baik lobi maupun negosiasi merupakan kegiatan yang sangat membutuhkan keterampilan komunikasi. Keterampilan komunikasi tersebut mencakup mulai dari menulis, meneliti, mengilustrasikan sampai berbicara. Ini sejalan dengan apa yang dikatakan pakar komunikasi, apabila Anda ingin mengubah dunia maka Anda harus menguasai keterampilan berkomunikasi.
Kegiatan Belajar 2
Teknik Lobi
Teknik melakukan lobi tidak lepas dari kegiatan lobi memberi informasi dan mempersuasi. Sebelum sampai pada persoalan teknis, kita membahas terlebih dulu 4 bentuk organisasi lobi. Keempat bentuk tersebut adalah (l) perhimpunan, (2) perusahaan perorangan, (3) yayasan, dan (4) koperasi. Masing-masing memiliki kekurangan dan kelebihan. Namun di Indonesia, kegiatan lobi belum terorganisasikan secara profesional, melainkan masih dilakukan oleh orang-per orang.
Tahapan lobi dimulai dari (1) pengumpulan fakta, (2) interpretasi terhadap langkah pemerintah, (3) interpretasi terhadap perusahaan, (4) membangun posisi, (5) melemparkan berita nasional, dan (6) mendukung kegiatan pemasaran. Dari dimensi hubungan manusiawi, teknik lobi tersebut adalah:
  1. menganalisis iklim;
  2. menentukan lawan dan kawan;
  3. mengidentifikasi kelompok kecil yang akan menentukan iklim opini;
  4. membentuk koalisi;
  5. menetapkan tujuan;
  6. menganalisis dan mendefinisikan penyebab kasus;
  7. menganalisis berbagai macam segmen khalayak;
  8. memperhitungkan media;
  9. mengembangkan kasus;
  10. menjaga fleksibilitas.
Secara lebih teknis langkah-langkah lobi dilakukan dengan (1) mengetahui motif-motif orang yang terlibat dalam lobi, (2) mewaspadai jebakan, (3) menetralisir sikap lawan, (4) memperbesar situasi media dan menyusun rancangan pendekatan media.
Kegiatan Belajar 3
Teknik Negosiasi
Dalam menjalankan teknik negosiasi kita mengenal 4 pendekatan, yakni bargaining, kompromi, kalah menang dan menang merang. Namun yang paling ideal dalam kegiatan bisnis adalah negosiasi yang berorientasi pada situasi menang-menang". Oleh karena selain berorientasi terhadap pemecahan masalah, juga berorientasi pada terpenuhinya kepuasan kedua belah pihak dan tercipta dan terpelihara hubungan jangka panjang yang harmonis. Dalam "menang-menang" pihak lain tidak dipandang sebagai lawan melainkan sebagai mitra bisnis.
Akan tetapi, tidak setiap situasi memungkinkan kita untuk melakukan negosiasi yang berorientasi pada situasi "menang-menang". Ini terjadi manakala terjadi konflik kepentingan dengan pihak lain dan pihak lain berupaya menggunakan pendekatan negosiasi kalah-menang". Selain itu, hubungan harmonis jangka panjang tidak diperhitungkan dan jika kita merasa cukup kuat untuk melakukan barganing.
Pilihan terhadap pendekatan dan gaya negosiasi bergantung pada situasi yang dapat dikelompokkan dalam 4 kategori:
  1. kerja sama vs kompetisi;
  2. kekuasaan vs kepercayaan;
  3. distorsi komunikasi vs keterbukaan;
  4. egois vs kepentingan bersama.
MODUL 7
PENULISAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS
Kegiatan Belajar 1
Penulisan Laporan
Laporan merupakan bagian dari komunikasi bisnis secara tertulis yang disampaikan kepada pihak yang biasanya memiliki kewenangan lebih tinggi.
Berdasarkan definisi, laporan adalah "pesan yang objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi ke bagian lain dalam organisasi itu atau dari satu lembaga kepada lembaga lain yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dan atau pemecahan masalah".
Berdasarkan formatnya, laporan dapat dibagi menjadi dua jenis yakni laporan resmi (formal) dan laporan tidak resmi (informal). Masuk ke dalam laporan formal ini adalah manuskrip, sedangkan laporan informal dapat dibuat dalam bentuk memo. Berdasarkan isinya dapat dibagi ke dalam laporan informasional dan laporan analitis. Berdasarkan periodesasinya laporan dapat dibagi menjadi laporan berkala
Kegiatan Belajar 2
Penulisan Proposal
Proposal merupakan usulan yang menguraikan pemecahan masalah yang dibuat atas permintaan pihak lain untuk menggambarkan pemecahan masalah yang diusulkan. Dalam kegiatan bisnis sekarang ini, proposal merupakan bagian sangat penting untuk menjalankan aktivitas bisnis. Bahkan adakalanya, sebuah bisnis berlangsung dengan diawali dari sebuah proposal. Dalam proposal terkandung (1) rincian gagasan untuk memecahkan masalah, dan (2) biaya yang dibutuhkan.
Proposal terdiri dari beberapa bagian (1) latar belakang masalah dan tujuan, (2) material dan peralatan, (3) personalia dan rekomendasi, (4) tindak lanjut dan atau evaluasi, (5) anggaran, biaya dan rangkuman, dan (6) lampiran-lampiran.
Proposal tersebut dibuat untuk meyakinkan orang/pihak lain. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan bahasa yang kita gunakan. Prinsip-prinsip dalam kaidah bahasa hendaknya kita perhatikan. Kita mesti mengingat apa yang diatur dalam EYD (Ejaan yang Disempurnakan), logika bahasa, rasa bahasa, dan tata bahasa.
MODUL 8
KORESPONDENSI DAN PRESENTASI BISNIS
Kegiatan Belajar 1
Korespondensi Bisnis
Salah satu kegiatan komunikasi bisnis yang penting adalah korespondensi. Korespondensi ini dilakukan melalui surat yang dikirimkan secara konvensional, faksimile atau surat elektronika. Namun hal yang terpenting bukan sarana untuk berkorespondensinya, melainkan bagaimana cara menyampaikan pesan secara tertulis melalui surat. Untuk penyampaian pesan melalui surat ada 2 hal yang harus kita perhatikan, yakni (1) empati, mengingat surat ditujukan kepada orang lain sehingga kita harus menempatkan pesan dalam sudut pandang orang lain, dan (2) organisasi pesan yang akan disampaikan. Untuk pengorganisasian pesan kita dapat memilih pendekatan deduktif atau induktif.
Cara kita mengorganisasikan pesan bergantung kepada jenis surat yang kita kirimkan. Surat biasa atau rutin berbeda cara penyusunan pesannya dengan surat "kabar baik". Oleh karena rutin biasanya tidak mengandung muatan emosional.
Khusus mengenai surat penjualan, berbeda dengan surat-surat lainnya karena di dalamnya disampaikan pesan persuasif. Selain memberikan informasi produk barang dan jasa atau gagasan yang kita tawarkan di dalam surat penjualan, kalimat-kalimatnya
Kegiatan Belajar 2
Presentasi Bisnis
Presentasi merupakan kegiatan yang tidak bisa dihindarkan dalam komunikasi bisnis. Dalam presentasi kita menyampaikan pesan kepada kelompok dengan menggunakan alat bantu audiovisual. Dalam melakukan presentasi, kita harus menganalisis tujuan presentasi kita yang terbagi menjadi 3, yakni (1) memotivasi/menghibur, (2) menginformasikan/menganalisis, dan (3) mempersuasi/kolaborasi. Selain memperhatikan tujuan, kita juga harus melakukan analisis khalayak dengan memperhatikan jumlah khalayak, latar belakang khalayak dan sikap khalayak. Ketiga hal yang berkaitan dengan khalayak itu akan mempengaruhi isi, pengorganisasi dan gaya penyampaian pesan kita.
Dalam menyampaikan pesan, langkah pertama yang harus kita lakukan adalah merumuskan gagasan pokok. Kemudian, membuat kerangka presentasi yang akan menjadi pedoman kita dalam melakukan presentasi. Untuk memudahkan penyampaian pokok bahasan itu kita dapat menggunakan alat bantu audiovisual. Alat bantu tersebut dapat berupa visualisasi teks dan visualisasi grafis yang kemudian disampaikan kepada khalayak melalui handout, overhead projector, slide, papan tulis dan film, audiotape, dan videotape. Namun, penting juga kita perhatikan untuk menjaga kredibilitas kita sebagai penyampai pesan. Kredibilitas tersebut dapat kita bangun dengan menunjukkan kompetensi, meraih kepercayaan khalayak, menekankan similaritas dengan khalayak, meningkatkan himbauan Anda pada khalayak, dan menunjukkan ketulusan.
MODUL 9
PENYIAPAN MATERI KOMUNIKASI BISNIS
Kegiatan Belajar 1
Penanganan Keluhan Kostumer
Keluhan costumer merupakan hal yang biasa dalam kegiatan bisnis. Apalagi dalam dunia yang kesadaran konsumen akan hak-ha
 

Diposting oleh di

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)